服务热线

0769-88764666

当前位置 > 首页 > 秘书制度 > 秘书制度
秘书制度

莞穿越集群注册托管有限公司
集群注册企业管理秘书制度


 一、总则
 

    为贯彻落实《东莞市企业集群注册登记管理办法》,为促进托管企业管理秘书工作的规范化、制度化、流程化,提高各项工作的质量和效率,促进托管企业与集群企业、相关部门之间的信息沟通,现结合本托管企业的实际情况,制定本制度,托管企业严格执行。


 二、定义
 

     托管企业,是指为多个有限责任公司提供住所托管服务的企业。
     集群企业,是指集群托管入驻在本托管企业的企业,是指由托管企业提供住所托管服务的有限责任公司,本托管企业为其提供住所托管服务。
     住所托管服务,是指托管企业为集群企业提供住所,并代理收发集群企业的公函文书、信函、邮件等住所联络活动。


 三、业务办理流程
 

(一)托管费标准
     1、自主开发业务

     为了维护行业的良性竞争环境,价格不得低于1000元。所有集群企业都按照托管费开具相应的发票,开具发票后,由 集群企业管理秘书复印发票,保存在相对应的集群企业档案中备案。

     2、 同行推荐

     为了维护行业的良性竞争环境,要求同行对集群企业的收费价格不得低于1000元。设立登记的办理流程和管理统一,仅收费有所区别,因此要求同行提供完整的集群企业客户信息,由本托管企业直接对接该集群企业,了解具体情况。
(二)集群企业条件审核标准
     1、根据东莞市集群注册托管企业登记规定提供符合条件的资料;
     2、拟设立集群企业的负责人必须签收了解《集群注册托管企业登记须知》;
     3、在确认准予办理集群注册托管企业登记之前,由集群企业管理秘书对所提交的资料进行逐一审核;
     4、严格审核拟设立集群企业所提供投资人、法定代表人、董事、监事、经理的主体资格证明(身份证件)复印件和上述人员的联系电话及与集群企业约定的联系方式,确认所有人的意思表示是否知晓并同意设立该集群企业,若有异常,不受理本次办理申请;
    5、要求法定代表人必须到托管企业拍照登记,实名认证。
 

(三)准予集群托管登记
     1、经过严格审核,准予集群托管登记,集群企业管理秘书按照规定出具承诺书、托管证明等证明材料;
     2、集群企业管理秘书将资料交由公司办事部门,按照规定到工商局办理集群注册托管企业登记;
     3、办事部门应将该集群企业所办理工商登记、税务登记及其他许可、资质、登记申请的结果及相关文件,先交给集群企业管理秘书做复印存档工作,再由秘书与集群企业沟通联系,传递文件资料;
 

(四)设立登记后配合统一管理
     托管企业应积极配合监管部门对集群企业进行监督管理,且集群企业应当依法配合、协助托管企业按本办法的规定履行义务。由集群企业管理秘书按照本制度对设立登记后的集群企业进行统一管理。
 

(五)解除集群托管
     1、无异常的或托管费到期的集群企业因发展需要变更地址的,正常解除集群托管;
     2、托管费到期,超过1个月未续费的,上报工商局该集群企业地址异常,解除集群托管;
     3、超过1-3个月联系不上的,按照规定上报工商局该集群企业地址异常,解除集群托管;
 

四、秘书工作职责

     1、由集群企业管理秘书,负责联系集群企业并进行日常管理,并定期将集群企业的名单向辖区监管部门如工商、税务等备案。配合政府监管部门对集群企业依法进行检查,指导企业接受检查。对集群企业出现的异常情况及违法情况应当及时向政府监管部门报告。


     2、建立集群企业档案管理,对集群企业的基本情况和重大活动进行记录并按期归档。档案包括:
(1)托管企业代理集群企业办理工商登记、税务登记及其他许可、资质、登记申请的结果及相关文件;
(2)集群企业签订的《办公场所托管使用协议书》(协议文件可行确定)。
(3)集群企业投资人、法定代表人、董事、监事、经理的主体资格证明(身份证件)复印件和上述人员的联系电话及与集群企业约定的联系方式。集群企业必须指定的负责人联系方式,对接集群企业管理秘书。集群企业登记事项发生变更时,由应当书面告知集群企业管理秘书,变更后的营业执照复印件等材料应报送到托管企业留存;
(4)集群企业需指定的负责人联系方式有所改变时,需立即告知集群企业管理秘书,约定新的可联系的负责人,若超过3/6个月联系不上,则按照规定报送异常情况;
(5)公示网站为http:www.0769jq.com/,秘书及时更新网站公示所有集群企业的名单、异常企业名单;
(6)代理税务、代理记账的,应有台账及凭证。


     3、其他秘书工作标准
(1)转接商务电话:15分钟告知集群企业。
(2)接收传递:政府部门、其他单位或个人通过邮政、快递或者其他方式,按集群企业登记的住所地址递送集群企业的公函文书、信函、邮件等,自托管企业代理签收之日起,视为已送达集群企业。托管企业代理签收递送给集群企业的公函文书、信函、邮件后,应立即通知集群企业。因此秘书应当在15分钟内告知集群企业,并存放至快递接收区。
(3)其它业务:视集群企业需求。    

根据东莞市企业集群注册登记管理试行办法工作安排

办理时间

办理人

报送资料

详细说明

备注

每季度
结束后10天内

集群企业管理秘书

《集群企业联络情况统计表》

托管企业每季度向试点分局报送履行托管义务情况,填写《集群企业联络情况统计表》(附件2)、《无法联络集群企业明细表》(附件3),于每季度结束后10天内报送试点分局备案。

附件:
2.集群企业联络情况统计表
3.无法联络集群企业明细表
4.失联集群企业的情况说明
5.失联集群企业清单
6.提供情况说明通知书
7.6个月无经营集群企业的情况说明
8.6个月无经营集群企业清单


注:连续两个季度未按时报送联络情况的,暂停其托管资格。

集群企业管理秘书

《无法联络集群企业明细表》

托管企业通过约定联系方式,超过3个月无法联络的集群企业,统计记入《无法联络集群企业明细表》;

集群企业管理秘书

《专用信函》提供情况说明通知书
《6个月无经营集群企业的情况说明》
《6个月无经营集群企业清单》

托管企业通过约定联系方式,超过6个月无法联络的且约定代理税务业务但已超过6个月没有发生代报纳税的,视为涉嫌6个月未经营的集群企业,托管企业应邮寄一次专用信函(附件6)至其法定代表人、投资人的身份证地址确认相关情况,并根据邮寄结果,出具《6个月无经营集群企业的情况说明》(附件7),附上《6个月无经营集群企业清单》(附件8),连同邮寄信函回执,一并于每季结束后10天内报送试点分局。

集群企业管理秘书

《失联集群企业的情况说明》
《失联集群企业清单》

每季度新增的失联集群企业,托管企业应统一出具《失联集群企业的情况说明》,附上《失联集群企业清单》

集群企业管理秘书
网站管理员

网站公示以上异常企业名单

并在本企业门户网站公示相关名单(异常企业名单)

托管企业存在以下情形的,暂停托管资格:
1.违反《东莞市企业集群注册登记管理试行办法》规定,未履行相关托管义务的,如未建立秘书制度、未建立集群企业档案、未建立门户网站、未在网站公示集群企业相关信息等;
2.未落实本通知要求,不配合不协助试点分局加强集群企业管理的。






附件:集群注册及托管公司须


一、住所托管服务
住所托管服务,是指托管企业与集群企业签订书面合同后,按照合同约定为集群企业提供住所,并代理收发集群企业的公函文书、信函、邮件等住所联络活动。


二、住所托管性质
住所托管性质,是指政府部门、其他单位或个人通过邮政、快递或者其他方式,按集群企业登记的住所地址递送集群企业的公函文书、信函、邮件等,自托管企业代理签收之日起,视为己送达集群企业。
托管企业代理签收递送给集群企业的公函文书、信函、邮件后,应立即通知集群企业。


三、托管企业变更住所
托管企业变更住所(经营场所),应当提前30日通知集群企业,变更后应协助集群企业办理住所变更登记。
托管企业申请住所变更登记,应当向登记机关提交己通知集群企业的情况说明。
托管企业住所(经营场所)变更后30日内,应在原住所(经营场所)继续为尚未变更至新住所(经营场所)的集群企业提供住所托管服务。


四、托管企业终止托管业务
托管企业终止从事托管业务,应当通知并协助集群企业办理住所变更登记,在集群企业住所变更登记全部办理完成或托管合同全部到期、解除后,方可办理经营范围变更登记或注销登记。
托管企业办理经营范围变更登记、注销登记,须向登记机关提交集群企业住所变更登记全部办理完成或托管合同到期、解除的情况说明。


五、联络信息备案管理
托管企业法定代表人(执行事务合伙人)、负责人和托管企业秘书的姓名及联系方式发生改变,应在5个工作日内向登记机关申报。


六、场地证明
托管企业应当为集群企业出具住所托管证明文件即《集群注册托管证明》,作为住所使用证明,办理登记注册。
根据有关法律、法规规定,若申请许可的企业经营场所需满足特定面积或布局条件,按照有关规定执行。


七、集群企业变更住所
托管企业住所(经营场所)变更,集群企业应当在托管企业变更登记之日起30日内完成住所变更登记。


八、集群企业解除托管
集群企业与托管企业解除托管关系,应当在解除托管关系之日起30日内向登记机关申请住所变更登记或注销登记,并提交解除托管关系的证明。


九、托管企业义务--订立托管合同
托管企业为集群企业提供住所托管服务,应当订立书面合同。托管合同编号全市进行统一规范,前6位数由本企业营业执照注册号最后4位数字加签订合同当年年份最后2位数构成。


十、托管企业义务--建立企业档案
托管企业应当为集群企业建立档案,档案内容包括:
(一)托管企业代理集群企业办理工商登记、税务登记及其他许可、资质、登记申请的结果及相关文件;
(二)集群企业投资人、法定代表人、董事、监事、经理的主体资格证明(身份证件)复印件和上述人员的联系电话及与集群企业约定的联系方式;
(三)代理税务、代理记账的,应有台账及凭证;
(四)托管企业与集群企业签订的托管合同书;
(五)其他应保存的档案资料。


十一、托管企业义务--配合部门监管
托管企业应积极配合监管部门对集群企业进行监督管理。
托管企业应当协助监管部门督促集群企业按时提交年度报告,公示企业信息,及时办理税务申报及其他应当办理的许可。
托管合同到期未续约,或者托管企业与集群企业双方同意提前解除托管关系的,托管企业应及时通知登记机关。
托管企业发现集群企业违法线索,应当立即通报监管部门,并协助监管部门查处违法行为。


十二、托管企业义务--建立秘书制度
托管企业应建立秘书制度,秘书负责与监管部门的工作联系。


十三、托管企业义务--企业信息保密
托管企业未经授权不得泄露或不当使用集群企业财务数据、法定代表人、负责人的身份证号码、住所、联系方式等个人信息。


十四、托管企业义务--公示企业信息
托管企业应在登记机关指定网站公示本企业登记信息、联络信息等信息。
托管企业应当建设本企业的门户网站,并在网站上公示集群企业名单及其登记注册信息和电子营业执照、电子税务登记证。


十五、集群注册行业协会
行业协会是连接政府、企业和市场的桥梁。依托行业协会实行行业自律管理,有利于促进行业发展。因此,鼓励托管企业成立并加入集群注册行业协会,遵守行业规范和业务规程,接受行业协会的管理。


十六、便利集群企业登记
目前我市公司登记时,要求新任法定代表人、新股东及股权转让双方身份证明(主体资格证明)提供原件核对,其中自然人需当面签名核实。托管企业代理集群企业登记时,承诺己对上述签名及主体资格证明、身份证明原件进行核实的,提交两名核实人员签名及托管企业盖章、法定代表人(负责人)签名的承诺书,登记窗口无需要求申请人提供相应的资料原件核对,无需法定代表人、投资人到场确认。
托管企业不愿意对其代理的集群企业登记,就上述签名及主体资格证明、身份证明原件进行核实并作出承诺的,集群企业申请人应按市工商局有关审查要求,核实有关签名及提供有关主体资格证明、身份证明原件核对。
对集群企业登记申请材料的托管企业审核人员,其名单及签名样式,应向注册地工商分局备案。


十七、集群企业准入负面清单
下列市场主体不得申请登记为集群企业:

(一)经营范围涉及《广东省工商登记前置审批事项目录》中所列事项的;
(二)从事生产加工、餐饮服务、旅业、娱乐服务、网吧、药品、医疗器械、危险化学品、民用爆炸物品、烟花爆竹、放射性物品,厂旅行社、融资性担保、小额贷款、证券服务、拍卖、典当等行业的;


托管企业及集群企业登记有关的情况说明、承诺书、托管企业主要人员联系方式申报表等文书样式,均可以在东莞红盾信息网“办事指南>>企业注册>>企业登记参考文书”或“企业注册>>表格下载”栏目中下载。

首页  |  公司注册  |  东城集群  |  南城集群  |  秘书制度  |  风采展示  |  创业资讯  |  关于穿越  |  联系我们
Copyright © 2017-2020 All Rights Reserved 版权所有:东莞穿越集群注册托管有限公司  
联系人:傅先生  电话:0769-88764666  地址:东莞市市辖区东莞市东城区光明大道中云智慧城市产业园 C 栋 后台管理